Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Entwurf)

Zwischen dem Trainer dieses Werkzeugs (nachfolgend „Verantwortlicher“) und der AFNB GmbH, Robert-Perthel-Straße 2, 50739 Köln (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).

§ 1 Gegenstand und Dauer. Der Auftragsverarbeiter stellt das Werkzeug Event-Check-in zur Verfügung und verarbeitet dabei personenbezogene Daten der Teilnehmenden im Auftrag des Verantwortlichen. Der Vertrag gilt, solange der Verantwortliche das Werkzeug nutzt.

§ 2 Art, Zweck und Umfang. Zweck ist der Nachweis der Teilnahme an Seminaren sowie Teilnehmerliste und Teilnahmebescheinigung. Datenarten: Vorname, Nachname, optional E-Mail-Adresse, Unterschrift als Bild, Zeitpunkt und Tag des Check-ins, Quelle des Check-ins. Betroffen sind die Teilnehmenden der Seminare des Verantwortlichen.

§ 3 Weisungen. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Die Nutzung des Werkzeugs gilt als Weisung.

§ 4 Vertraulichkeit. Alle Personen mit Zugriff auf die Daten sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.

§ 5 Technische und organisatorische Maßnahmen. Der Auftragsverarbeiter trifft Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

§ 6 Unterauftragnehmer. Der Verantwortliche stimmt den Unterauftragnehmern Supabase (Datenbank, Anmeldung, Funktionen), Netlify (Auslieferung) und Resend (E-Mail-Versand) zu. Änderungen werden vorab mitgeteilt; der Verantwortliche kann aus wichtigem Grund widersprechen.

§ 7 Betroffenenrechte. Der Auftragsverarbeiter unterstützt bei Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschanfragen. Eine Löschung vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren erfolgt nicht.

§ 8 Rückgabe und Löschung. Nach Vertragsende werden die Daten nach Weisung herausgegeben oder gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

§ 9 Datenpannen. Der Auftragsverarbeiter meldet Datenschutzverletzungen unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis.

§ 10 Nachweise. Der Auftragsverarbeiter stellt die zur Prüfung nötigen Nachweise bereit.

§ 11 Schlussbestimmungen. Änderungen bedürfen der Textform. Es gilt deutsches Recht.

Data processing agreement (draft)

Between the trainer using this tool (hereinafter “Controller”) and AFNB GmbH, Robert-Perthel-Straße 2, 50739 Cologne, Germany (hereinafter “Processor”).

§ 1 Subject and term. The Processor provides the Event-Check-in tool and processes personal data of participants on behalf of the Controller. The agreement applies as long as the Controller uses the tool.

§ 2 Nature, purpose and scope. Purpose: proof of participation in seminars, participant list and certificate of attendance. Data: first name, last name, optional email address, signature as an image, time and day of check-in, source of check-in. Data subjects: participants of the Controller's seminars.

§ 3 Instructions. The Processor processes the data only on documented instructions from the Controller. Using the tool counts as an instruction.

§ 4 Confidentiality. All persons with access to the data are bound to confidentiality.

§ 5 Technical and organisational measures. The Processor takes measures pursuant to Art. 32 GDPR.

§ 6 Sub-processors. The Controller agrees to the sub-processors Supabase (database, login, functions), Netlify (hosting) and Resend (email dispatch). Changes are announced in advance; the Controller may object for good cause.

§ 7 Data subject rights. The Processor supports the Controller with requests for access, rectification and erasure. Erasure before the end of the statutory retention period of ten years does not take place.

§ 8 Return and erasure. After the end of the agreement, the data is handed over or deleted on instruction. Statutory retention obligations remain unaffected.

§ 9 Personal data breaches. The Processor reports data breaches without undue delay, at the latest within 24 hours of becoming aware of them.

§ 10 Evidence. The Processor provides the evidence necessary for an audit.

§ 11 Final provisions. Amendments require text form. German law applies.

Contrato de encargado del tratamiento (borrador)

Entre el formador que utiliza esta herramienta (en adelante, «Responsable») y AFNB GmbH, Robert-Perthel-Straße 2, 50739 Colonia, Alemania (en adelante, «Encargado»).

§ 1 Objeto y duración. El Encargado pone a disposición la herramienta Event-Check-in y trata datos personales de los participantes por cuenta del Responsable. El contrato rige mientras el Responsable utilice la herramienta.

§ 2 Naturaleza, finalidad y alcance. Finalidad: acreditar la participación en los seminarios, la lista de participantes y el certificado de asistencia. Datos: nombre, apellidos, dirección de correo electrónico opcional, firma como imagen, fecha y hora del registro, origen del registro. Afectados: los participantes de los seminarios del Responsable.

§ 3 Instrucciones. El Encargado trata los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del Responsable. El uso de la herramienta se considera instrucción.

§ 4 Confidencialidad. Todas las personas con acceso a los datos están sujetas a confidencialidad.

§ 5 Medidas técnicas y organizativas. El Encargado adopta las medidas del artículo 32 del RGPD.

§ 6 Subencargados. El Responsable acepta los subencargados Supabase (base de datos, acceso, funciones), Netlify (alojamiento) y Resend (envío de correos). Los cambios se comunican con antelación; el Responsable puede oponerse por motivos justificados.

§ 7 Derechos de los afectados. El Encargado apoya al Responsable en las solicitudes de acceso, rectificación y supresión. No se suprimen datos antes de que termine el plazo legal de conservación de diez años.

§ 8 Devolución y supresión. Al terminar el contrato, los datos se entregan o se suprimen según instrucciones. Las obligaciones legales de conservación no se ven afectadas.

§ 9 Violaciones de la seguridad de los datos. El Encargado las comunica sin demora indebida, a más tardar en 24 horas desde que tenga conocimiento.

§ 10 Pruebas. El Encargado facilita las pruebas necesarias para una auditoría.

§ 11 Disposiciones finales. Las modificaciones requieren forma escrita. Rige el Derecho alemán.